Büroassistenz Veranstaltungs- und Teilnehmerorganisation (w/m/d) | STP-2024-005

Über uns

Die RWTH International Academy gGmbH gestaltet als offizielle Weiterbildungsakademie der RWTH Aachen University neue Perspektiven für Studierende, Berufstätige, Unternehmen, Institute und Hochschulen. Wir inspirieren Menschen und Unternehmen auf lokaler, nationaler und globaler Ebene, indem wir den Zugang zu hochqualifizierten Bildungsangeboten ermöglichen und gleichzeitig flexible Full-Service Dienstleistungen anbieten.

Geschäftsbereich: Short-Term Programs
Wir bieten kurzzeitige Studienreisen wie Summer und Winter Schools für internationale Studierende sowie berufliche Weiterbildungen an und setzen innovative Kooperationsprogramme für Unternehmen und andere Institutionen um, die einzelne Kurse oder ganze Lehrgänge für ihre Zielgruppen entwickeln möchten. Zur Ergänzung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Unterstützung durch eine

Büroassistenz Veranstaltungs- und Teilnehmerorganisation (w/m/d) – in Teilzeit

Stellennummer: IA-STP-2024-005

Ihre Aufgaben

Du koordinierst die Veranstaltungslogistik unserer Programme und sorgst dafür, dass alle Events optimal vorbereitet sind.
Du stehst im Kontakt mit internen und externen Dienstleistern und kümmerst dich um Buchungen und Rechnungen (Unterkünfte, Transport, Verpflegung, Räumlichkeiten).
Du verwaltest den Registrierungsprozess der Teilnehmenden und unterstützt das Programm- und Marketing-Management bei Anfragen und Mailings.
Du übernimmst administrative Aufgaben im Vertrags- und Qualitätswesen.
Du betreust die Teilnehmenden aktiv während der Präsenzphasen und sorgst für eine reibungslose Durchführung des Programms.

Ihr Profil

Ausbildung oder Studium in relevantem Bereich (z.B. Büromanagement)
Organisationstalent sowie sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift)
Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen
Ein hohes Maß an interkultureller Kompetenz und Kontaktfähigkeit

Wir als Arbeitgeber

RWTH International Academy als Arbeitgeber
Wir sind ein talentorientiertes Unternehmen und setzen uns dafür ein, einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem sich jeder zugehörig fühlt. Gleichzeitig ermutigen wir zu einer transparenten Projekt- und Feedbackkultur, damit wir aus unseren Fehlern lernen und gemeinsam Probleme lösen können – im Rahmen von Respekt, Kreativität und Empathie und an einem Ort, an dem sich jeder voll einbringen kann.

Gesundheit am Arbeitsplatz & Corporate Benefits

Gleitzeit und planbare Arbeitszeiten
Möglichkeit zur 4-Tage-Woche oder Mobile-Office
Work-Life-Balance und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
Gesundheitstage, medizinische Dienste und die TK als Partner
Betriebliche Altersvorsorge mit einer 30%igen Bezuschussung
RWTH Sportangebote
E-Bike-Leasing Möglichkeiten
Fort- und Weiterbildungen

Internationales Arbeitsumfeld & Unternehmenskultur

Dynamisches und innovatives Team
Viel Freiraum für eigene Ideen und Kreativität
Vernetzter Büro-Standort am Campus Melaten
Betriebsfeiern und Arbeitnehmerjubiläen
Open Door Policy und aktiver Austausch
Kreative und transparente Projektkultur

Du meinst, wir könnten zu dir passen? Dann freuen wir uns, wenn du unser Team in Teilzeit (ca. 20 Stunden/Woche, zunächst befristet auf 2 Jahre mit angestrebter Verlängerung) unterstützt und sind gespannt auf deine digitale Bewerbung.

Bitte schicke deine Unterlagen mit Angabe deiner Gehaltsvorstellung, der Stellennummer IA-STP-2024-005 und wann du bei uns starten kannst bis zum 05.12.2024 an:

RWTH International Academy gGmbH
Frau Mareike Band
Campus-Boulevard 30, 52074 Aachen

Über uns

Die RWTH International Academy gGmbH gestaltet als offizielle Weiterbildungsakademie der RWTH Aachen University neue Perspektiven für Studierende, Berufstätige, Unternehmen, Institute und Hochschulen. Wir inspirieren Menschen und Unternehmen auf lokaler, nationaler und globaler Ebene, indem wir den Zugang zu hochqualifizierten Bildungsangeboten ermöglichen und gleichzeitig flexible Full-Service Dienstleistungen anbieten.